Terminvereinbarung

Termine automatisch vereinbaren

Wie buchen Anrufer Termine, ohne dass Ihr Team abheben muss? Der KI-Telefonassistent von fertig.ai fragt freie Zeiten in Ihrem Kalender ab, bucht den passenden Termin und schickt die Bestätigung per SMS oder E-Mail. Verschieben und Absagen laufen genauso.

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Eine Wochenansicht: Der Assistent fragt freie Zeiten ab, der Anrufer wählt eine, der Termin wird eingetragen und eine Erinnerung per SMS geplant
Grundlagen

Terminvereinbarung automatisieren: So geht es.

Ein Anrufer möchte seinen Termin verschieben, der Assistent erkennt das Anliegen und antwortet

Online-Buchungstools helfen nur Kunden, die lieber klicken als anrufen. Viele greifen trotzdem zum Telefon, gerade für eine Verschiebung oder eine Rückfrage. Diese Anrufe landen dann wieder bei Ihrem Team.

Bei der KI-Terminvereinbarung am Telefon spricht der Anrufer mit einem Assistenten, der Zugriff auf Ihren Kalender hat. Er nennt freie Zeiten, berücksichtigt die Art des Termins und trägt die Buchung sofort ein. Weil er im selben Kalender bucht, den Ihr Team nutzt, sieht er dieselben freien Zeiten wie Ihr Team.

Die automatische Terminvergabe funktioniert mit Kalendern wie Google Calendar und Microsoft Outlook und mit Branchen-Software, die eine Schnittstelle bietet, etwa samedi oder medatixx in der Praxis.

Aufgaben

Was der Assistent rund um Termine erledigt.

  • Termine buchen

    Er fragt nach Anliegen und Wunschzeit, nennt passende freie Zeiten und trägt den Termin ein.

  • Verschieben und absagen

    Anrufer verschieben oder stornieren selbst. Der frei gewordene Platz steht sofort wieder zur Verfügung.

  • Terminart und Dauer

    Je nach Anliegen wählt er die richtige Terminart, etwa Erstgespräch, Kontrolle oder Inspektion, mit der passenden Dauer.

  • Bestätigung per SMS oder E-Mail

    Direkt nach dem Gespräch erhält der Anrufer Datum, Uhrzeit und Adresse schriftlich.

  • Erinnerung per Anruf

    Am Vortag ruft der Assistent an und erinnert an den Termin. Wer nicht kommen kann, verschiebt gleich im selben Gespräch.

  • Übergabe bei Sonderfällen

    Passt kein Termin oder eilt die Sache, übergibt er an Ihr Team, mit allen Angaben aus dem Gespräch.

Ablauf

Ein Terminanruf Schritt für Schritt.

Ein Beispiel aus einer Kfz-Werkstatt.

Vier Schritte: Terminwunsch am Telefon, zwei freie Zeiten im Kalender, Termin eingetragen, Bestätigung per SMS oder E-Mail
  • 01

    Der Terminwunsch

    Ein Kunde möchte zur Inspektion und nennt Kennzeichen und Wunschwoche.

  • 02

    Freie Zeiten

    Der Assistent fragt den Werkstattkalender ab und bietet Dienstag 8 Uhr oder Donnerstag 14 Uhr an.

  • 03

    Die Buchung

    Der Kunde wählt Donnerstag. Der Termin steht mit Kennzeichen und Anliegen im Kalender.

  • 04

    Die Bestätigung

    Per SMS kommen Termin und Adresse, am Vortag folgt eine kurze Erinnerung.

Integrationen

Kalender und Software, in die gebucht wird.

Kalender und Branchen-Software binden wir beim Onboarding über ihre Schnittstelle an.

Alle Integrationen für Telefonie und Software →
Branchen

Automatische Terminvergabe in Ihrer Branche.

  • Arztpraxis und MVZ

    Vorsorge, Kontrolle oder Akutsprechstunde nach Terminart. Anliegen, die Sie als dringend festlegen, verbindet er sofort mit dem Praxisteam.

  • Autohaus und Werkstatt

    Inspektion, Reifenwechsel oder Probefahrt, eingetragen mit den Fahrzeugdaten.

  • Makler und Hausverwaltung

    Besichtigungen für Interessenten, abgestimmt mit den Zeiten Ihrer Makler.

  • Kanzlei

    Erstgespräche mit den Angaben zum Anliegen, damit Sie vorbereitet ins Gespräch gehen.

  • Behörde und Bürgeramt

    Termine für Ausweis, Anmeldung oder Zulassung, auch nach Dienstschluss.

  • Restaurant und Hotel

    Tischreservierungen und Zimmeranfragen, in der Sprache des Gastes.

Branchenlösungen von fertig.ai →
Datenschutz

Termindaten sicher verarbeitet. In der EU gehostet.

Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Der Assistent fragt nur ab, was für den Termin nötig ist.

EU, primär Deutschland

EU-Hosting

Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.

Server in der EU

Subprozessoren in der EU

Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.

  • ISO/IEC 27001 zertifiziert
  • BSI C5 Typ 2 testiert

fertig.ai selbst wird gerade nach ISO 27001 zertifiziert.

Zertifizierte Rechenzentren

Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.

Datenschutz und DSGVO bei fertig.ai →
Checkliste

Worauf Sie bei der Terminautomatisierung achten sollten.

  • Terminarten mit Dauer und Vorlauf festlegen
  • Zeiten und Puffer bestimmen, die der Assistent nicht vergibt
  • Regeln für Verschiebungen und Absagen klären
  • Pflichtangaben je Terminart bestimmen, etwa Name, Rufnummer und Anliegen
  • Bestätigung und Erinnerung per SMS oder E-Mail einrichten
  • Festlegen, wann der Assistent an Ihr Team übergibt
  • Den KI-Hinweis zu Beginn des Gesprächs einrichten
Weiterlesen

Mehr zur automatischen Terminvergabe.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Kann der Assistent Termine direkt in meinen Kalender eintragen?

Er bucht über die Schnittstelle Ihres Kalenders oder Ihrer Branchen-Software, zum Beispiel Google Calendar, Microsoft Outlook oder samedi. Die Anbindung richten wir beim Onboarding ein.

Wie vermeidet er Doppelbuchungen?

Er fragt vor jeder Buchung die aktuellen freien Zeiten im angebundenen Kalender ab und bucht im selben Kalender, den Ihr Team nutzt.

Können Anrufer Termine auch verschieben oder absagen?

Verschieben und Absagen laufen wie die Buchung: Der Assistent findet den Termin, bietet neue Zeiten an oder storniert ihn. Der Platz ist danach wieder frei.

Werden Anrufer an den Termin erinnert?

Auf Wunsch per SMS, per E-Mail oder mit einem kurzen Anruf am Vortag. Wer nicht kommen kann, verschiebt direkt im Gespräch.

Was passiert, wenn kein passender Termin frei ist?

Der Assistent nimmt einen Rückrufwunsch mit Wunschzeitraum auf oder verbindet mit Ihrem Team. Das Anliegen landet als Ticket bei Ihnen.

Was kostet die automatische Terminvereinbarung?

Im Self-Service zahlen Sie nach Nutzung, ohne Grundgebühr. Gespräche mit dem Assistenten kosten ab 0,08 € pro Minute. Der Managed Service wird individuell kalkuliert.

Testen Sie es am eigenen Telefon.

Sprechen Sie kostenlos mit unserem KI-Agenten oder vereinbaren Sie eine Demo. Je nach Anforderungen sind Sie in der Regel nach 7 bis 14 Tagen live.

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