Telefonannahme

Telefonannahme automatisieren

Wie lassen sich eingehende Anrufe automatisch annehmen und bearbeiten? Mit fertig.ai nimmt ein KI-Telefonassistent Ihre Anrufe an, versteht das Anliegen und erledigt es direkt oder übergibt es an Ihr Team. Sie entscheiden, ob er nur nach Feierabend, bei Überlauf oder bei jedem Anruf übernimmt.

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Derselbe Anruf zweimal: Beim Anrufbeantworter bleibt nur eine Nachricht, bei der automatischen Anrufannahme ist der Termin gebucht
Grundlagen

Was heißt Telefonannahme automatisieren?

Ein Tag mit automatischer Anrufannahme: tagsüber klingelt es beim Team, in Spitzen hilft die Warteschlange, nach Feierabend übernimmt der KI-Agent

Wer die Telefonannahme automatisiert, lässt eingehende Anrufe von einem System annehmen statt von einer Person. Ein Anrufbeantworter oder ein Sprachmenü tut das seit Jahren. Neu ist, dass ein KI-Telefonassistent das Gespräch auch führt: Er versteht, was der Anrufer möchte, beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben wie Terminbuchungen oder Rückrufwünsche.

Bei fertig.ai arbeiten dafür zwei Bausteine zusammen. Die KI-Telefonanlage entscheidet nach Öffnungszeiten, Warteschlangen und Zuständigkeit, wohin ein Anruf geht. Der KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe an, die bei ihm landen, und arbeitet sie ab. So automatisieren Sie genau den Teil der Anrufe, den Sie abgeben möchten.

Typisch sind Betriebe, in denen das Telefon den Arbeitstag unterbricht: die Praxis während der Sprechstunde, die Werkstatt in der Reifensaison, die Hausverwaltung nach Feierabend.

Stufen

Wie viel Telefonannahme Sie abgeben.

Die meisten Unternehmen starten klein und erweitern, sobald die ersten Gespräche gut laufen.

  • Nach Feierabend

    Außerhalb der Öffnungszeiten nimmt der Assistent jeden Anruf an. Ihr Team findet am Morgen Tickets mit Zusammenfassung statt Nachrichten auf dem Anrufbeantworter.

  • Bei Überlauf

    Tagsüber klingelt es zuerst bei Ihrem Team. Ist niemand frei, übernimmt der Assistent, statt den Anrufer warten zu lassen.

  • Mit Tastenmenü vorab

    Ein kurzes Tastenmenü trennt die Anliegen, etwa 1 für Termine und 2 für alles andere. Nur die passenden Anrufe gehen an den Assistenten.

  • Jeder Anruf zuerst

    Der Assistent nimmt alle Anrufe an, klärt das Anliegen und verbindet nur weiter, wenn Ihr Team gebraucht wird.

Ablauf

So läuft ein automatisch angenommener Anruf.

Ein Beispiel für die Stufe Überlauf in einem Handwerksbetrieb.

Vier Schritte: Der Anruf erreicht das Team, niemand nimmt ab, der Assistent übernimmt und klärt das Anliegen, ein Ticket mit Zusammenfassung wartet auf das Team
  • 01

    Der Anruf geht ein

    Ein Kunde ruft wegen einer ausgefallenen Heizung an. Der Anruf klingelt zuerst bei den Telefonen im Büro.

  • 02

    Niemand ist frei

    Nach der eingestellten Wartezeit gibt die KI-Telefonanlage den Anruf an den Assistenten weiter.

  • 03

    Der Assistent übernimmt

    Er fragt nach Adresse, Rückrufnummer und Dringlichkeit und bietet einen Termin für den Monteur an.

  • 04

    Das Team übernimmt den Rest

    Im Ticket stehen Anliegen, Kontaktdaten und eine Zusammenfassung. Der Kunde erhält eine Bestätigung per SMS.

Anliegen

Welche Anrufe sich automatisieren lassen.

Gut geeignet sind Anrufe, die oft vorkommen und nach festen Regeln ablaufen.

  • Termine

    Neue Termine, Verschiebungen und Absagen, direkt im angebundenen Kalender.

  • Auskünfte

    Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise oder Unterlagen, beantwortet aus Ihren freigegebenen Inhalten.

  • Statusfragen

    Wo steht die Bestellung, der Auftrag oder der Antrag? Über angebundene Systeme nennt der Assistent den Stand.

  • Rückrufwünsche

    Er nimmt Name, Nummer und Anliegen auf. Rückrufe erledigt er auf Wunsch auch selbst per Anruf.

  • Weiterleitungen

    Wer eine bestimmte Person oder Abteilung sucht, wird nach Ihren Regeln verbunden.

  • Persönliche Gespräche

    Beschwerden, Verhandlungen oder sensible Themen übergibt der Assistent an Ihr Team, mit dem Kontext aus dem Gespräch.

Telefonie

Ihre Rufnummer bleibt, wie sie ist.

Anrufer wählen weiter die bekannte Nummer. fertig.ai wird an Ihre bestehende Telefonie angebunden.

Ein SIP-Trunk mit dem Status Registriert, darunter die Rufnummern, die zum Assistenten oder zum Call Flow führen

  • SIP-Trunk

    Ihre Rufnummern laufen per SIP-Trunk über fertig.ai, mit Vorlagen für gängige Anbieter oder manuell eingerichtet.

  • Weiterleitung

    Ihre Telefonanlage leitet Anrufe weiter, alle oder nur zu bestimmten Zeiten.

  • Bestehende Telefonanlage

    Ihre Telefonanlage meldet sich per SIP bei fertig.ai an und bleibt im Einsatz.

  • Neue Rufnummer

    Für einen Test oder einen neuen Standort buchen Sie Rufnummern direkt in der App.

Integrationen für Telefonie und Software →
Datenschutz

Datenschutz und Sicherheit. In der EU gehostet.

Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Audio und Transkripte bewahren wir standardmäßig 30 Tage auf, auf Wunsch kürzer.

EU, primär Deutschland

EU-Hosting

Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.

Server in der EU

Subprozessoren in der EU

Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.

  • ISO/IEC 27001 zertifiziert
  • BSI C5 Typ 2 testiert

fertig.ai selbst wird gerade nach ISO 27001 zertifiziert.

Zertifizierte Rechenzentren

Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.

Datenschutz und DSGVO bei fertig.ai →
Einführung

In vier Schritten zur automatischen Telefonannahme.

Der Livegang dauert in der Regel 7 bis 14 Tage, je nach Anforderungen.

  • 01

    Stufe wählen

    Sie legen fest, wann der Assistent übernimmt: nach Feierabend, bei Überlauf oder bei jedem Anruf.

  • 02

    Wissen hinterlegen

    Öffnungszeiten, Leistungen und häufige Fragen, dazu die Regeln für Weiterleitungen.

  • 03

    Telefonie anbinden

    Testnummer, Weiterleitung oder SIP-Trunk, je nachdem, wie Sie starten möchten.

  • 04

    Testen und erweitern

    Nach den ersten echten Gesprächen schärfen Sie Antworten nach und geben weitere Anrufe ab.

Weiterlesen

Mehr zur automatischen Anrufannahme.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wie lasse ich eingehende Anrufe automatisch annehmen?

Sie binden Ihre Rufnummer per SIP-Trunk oder Weiterleitung an fertig.ai an und legen in der KI-Telefonanlage fest, wann der KI-Telefonassistent übernimmt. Er nimmt die Anrufe an, klärt das Anliegen und erledigt es oder übergibt es an Ihr Team.

Was unterscheidet das von einem Anrufbeantworter?

Ein Anrufbeantworter speichert eine Nachricht, die später jemand abhören und zurückrufen muss. Der KI-Telefonassistent führt das Gespräch, beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben wie Terminbuchungen sofort.

Können mehrere Anrufe gleichzeitig angenommen werden?

Der Assistent führt mehrere Gespräche parallel. Im Self-Service sind 3 parallele Gespräche inklusive, weitere buchen Sie dazu.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI-Assistent vor, so verlangt es der EU AI Act. Danach sprechen Anrufer frei, wie mit einer Person am Empfang.

Was kostet die automatische Telefonannahme?

Im Self-Service zahlen Sie nach Nutzung, ohne Grundgebühr. Gespräche mit dem Assistenten kosten ab 0,08 € pro Minute. Der Managed Service wird individuell kalkuliert.

Wie schnell ist die automatische Anrufannahme eingerichtet?

Der Livegang dauert in der Regel 7 bis 14 Tage, je nach Anforderungen. Mit einer Weiterleitung nach Feierabend können Sie klein beginnen und später erweitern.

Testen Sie es am eigenen Telefon.

Sprechen Sie kostenlos mit unserem KI-Agenten oder vereinbaren Sie eine Demo. Je nach Anforderungen sind Sie in der Regel nach 7 bis 14 Tagen live.

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