EU-Hosting
Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.
Kalender
KI-Telefonassistent für Microsoft Outlook
Arbeitet Ihr Team mit Outlook-Kalendern in Microsoft 365, kann der KI-Telefonassistent von fertig.ai dort Termine vereinbaren. Die Anbindung läuft über Microsoft Graph, die Schnittstelle von Microsoft 365, und wird im Onboarding eingerichtet. Danach landen Termine aus Anrufen direkt in den Kalendern Ihres Teams.
Möglichkeiten
Was sich mit Microsoft Outlook und fertig.ai umsetzen lässt.
-
Kalender des Teams
Der Assistent prüft die Verfügbarkeit mehrerer Mitarbeitender und bucht zum Beispiel beim ersten freien Ansprechpartner.
-
Räume und Ressourcen
Besprechungsräume, die in Microsoft 365 als Ressource angelegt sind, lassen sich in die Terminsuche einbeziehen.
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Einladung per E-Mail
Der Termin kann als Einladung an die E-Mail-Adresse des Anrufers gehen, mit den Angaben aus dem Gespräch.
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Vorbereitet in den Termin
Anliegen und Rückrufnummer stehen im Termin. Wer ihn übernimmt, weiß vorab, worum es geht.
Ablauf
Typischer Ablauf mit Microsoft Outlook.
- 01
Eine Mandantin ruft an
Sie möchte eine Erstberatung zum Arbeitsrecht.
- 02
Zuständigkeit klären
Der Assistent ordnet das Rechtsgebiet zu und prüft die Outlook-Kalender der zuständigen Anwälte.
- 03
Termin buchen
Er bucht den ersten freien Beratungstermin und vermerkt das Anliegen im Termin.
- 04
Einladung
Die Mandantin erhält die Einladung per E-Mail, die Kanzlei sieht den Termin in Outlook.
Szenarien
Termine am Telefon, ohne Rückruf.
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Termin buchen
Der Assistent schlägt freie Zeiten vor und trägt den gewählten Termin ein, während der Anrufer am Telefon ist.
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Verschieben und absagen
Anrufer verschieben oder sagen einen Termin ab. Der Kalender ist danach sofort aktuell.
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Erinnerung vor dem Termin
Vor dem Termin erinnert der Assistent per SMS, E-Mail oder Anruf, damit weniger Termine ausfallen.
Einrichtung
Voraussetzungen und Einrichtung.
Die Anbindung richten wir im Onboarding über die Schnittstelle des Systems ein, mit Funktionen, Aktionen und Verbindungen in fertig.ai. Eigene Anbindungen sind in der Regel nach 7 bis 14 Tagen produktiv.
- Microsoft 365 mit Exchange Online
- Die Zustimmung eines Administrators für den Zugriff auf die Kalender
- Die Kalender und Ressourcen, die der Assistent buchen darf
Datenschutz
Datenschutz und Sicherheit. In der EU gehostet.
Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Zugangsdaten zu Ihren Systemen werden verschlüsselt gespeichert.
Server in der EU
Subprozessoren in der EU
Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.
- ISO/IEC 27001 zertifiziert
- BSI C5 Typ 2 testiert
fertig.ai selbst wird gerade nach ISO 27001 zertifiziert.
Zertifizierte Rechenzentren
Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert das auch mit Exchange im eigenen Rechenzentrum?
Die Anbindung ist für Microsoft 365 ausgelegt. Für Exchange im eigenen Rechenzentrum prüfen wir im Gespräch, ob und wie eine Anbindung möglich ist.
Welche Rechte bekommt die Anbindung?
Nur die Rechte, die Ihr Anwendungsfall braucht, zum Beispiel Lesen und Schreiben von Kalendern. Die Freigabe erteilt Ihr Administrator, und er kann sie jederzeit widerrufen.
Kann der Assistent Termine in Outlook absagen?
Ja, sofern die Anbindung dafür eingerichtet ist. Der Termin verschwindet dann aus dem Kalender, und der Anrufer bekommt eine Bestätigung.
Testen Sie es am eigenen Telefon.
Sprechen Sie kostenlos mit unserem KI-Agenten oder vereinbaren Sie eine Demo. Je nach Anforderungen sind Sie in der Regel nach 7 bis 14 Tagen live.
