Virtuelle Rezeption

Virtuelle Rezeption mit KI

Kann eine KI Ihren Empfang am Telefon übernehmen? Für einen großen Teil der Anrufe schon. Die virtuelle Rezeption von fertig.ai begrüßt Anrufer, klärt das Anliegen, verbindet mit der richtigen Person und nimmt Nachrichten auf, rund um die Uhr und in über 70 Sprachen.

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Eine Terminanfrage in der Praxis und eine Zimmeranfrage im Hotel landen als Einträge in der jeweiligen Software
Grundlagen

Was ist eine virtuelle Rezeption?

Ein Anruf bei der Kanzlei: Der KI-Telefonassistent nimmt ab, notiert die Fristsache und legt ein Ticket für den Rückruf am Morgen an

Eine virtuelle Rezeption übernimmt die Aufgaben des Empfangs am Telefon, ohne dass jemand am Tresen sitzen muss. Lange hieß das externer Telefonservice: Menschen in einem Callcenter nehmen Anrufe nach Skript an und schreiben Notizen.

Eine KI-Rezeption arbeitet anders. Sie kennt Ihre Abläufe, Ihr Team und Ihre Öffnungszeiten, verbindet Anrufer nach Namen oder Abteilung und trägt Termine selbst in Ihre Systeme ein. Was ein Mensch klären muss, landet als Ticket mit Zusammenfassung beim richtigen Ansprechpartner.

Der digitale Empfang ersetzt nicht die Person am Tresen. Er sorgt dafür, dass sie nicht ständig vom Telefon unterbrochen wird, und hält die Leitung frei, während sie mit Besuchern spricht.

Aufgaben

Was die KI am Empfang übernimmt.

  • Begrüßen und Anliegen klären

    Der Assistent meldet sich mit Ihrem Namen, fragt nach dem Anliegen und stellt Rückfragen, bis klar ist, worum es geht.

  • Weiterverbinden

    Anrufer nennen einen Namen oder eine Abteilung. Der Assistent sucht im Verzeichnis, bestätigt und verbindet.

  • Nachrichten aufnehmen

    Ist die gesuchte Person nicht erreichbar, nimmt er die Nachricht auf und gibt sie als Ticket weiter, auf Wunsch auch in Ihren Team-Chat.

  • Termine vergeben

    Termine bucht, verschiebt und storniert er direkt im angebundenen Kalender.

  • Auskünfte geben

    Öffnungszeiten, Anfahrt, Parken oder Unterlagen: Standardfragen beantwortet er aus Ihren freigegebenen Inhalten.

  • Mehrsprachig empfangen

    Er erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet in über 70 Sprachen.

Ablauf

So läuft ein Anruf am virtuellen Empfang.

Ein Beispiel aus einem Büro mit mehreren Abteilungen.

Vier Schritte: ein dringender Anruf, die Angaben werden erfasst und als dringend markiert, eine Nachricht erscheint im Team-Kanal, das Team ruft zurück
  • 01

    Der Anruf kommt an

    Ein Kunde ruft in der Zentrale an und möchte Frau Weber aus der Buchhaltung sprechen.

  • 02

    Die Rezeption sucht

    Der Assistent findet Frau Weber im Verzeichnis. Sie ist gerade in einer Besprechung.

  • 03

    Die Nachricht

    Er nimmt Rückrufnummer und Anliegen auf, eine Rechnung mit Frist, und markiert die Nachricht nach Ihren Regeln als dringend.

  • 04

    Der Rückruf

    Frau Weber sieht die Nachricht im Team-Kanal und ruft nach der Besprechung zurück, mit allen Angaben.

Einsatzbereiche

Virtueller Empfang für Praxis, Hotel, Büro und Kanzlei.

  • Praxis

    Termine, Rezeptwünsche und Fragen zur Sprechstunde. Die Anmeldung kümmert sich um die Patienten in der Praxis.

  • Hotel und Gastronomie

    Reservierungen, Zimmeranfragen und Fragen zu Anreise oder Frühstück, auch nachts und in der Sprache des Gastes.

  • Büro und Zentrale

    Weiterverbinden nach Name oder Abteilung, Nachrichten für Kollegen in Besprechungen und Auskünfte zu Lieferungen.

  • Kanzlei

    Neue Mandatsanfragen strukturiert aufnehmen, Erstgespräche vereinbaren und Fristsachen sofort weitergeben.

Vergleich

Empfang im Haus, Telefonservice und virtuelle Rezeption.

Drei Wege, Anrufe am Empfang anzunehmen, im Überblick.

Empfang im Haus, externer Telefonservice und virtuelle Rezeption mit KI im Vergleich
KriteriumEmpfang im HausTelefon­serviceVirtuelle Rezeption
ErreichbarkeitZu Öffnungs­zeitenNach VertragRund um die Uhr
Gleichzeitige AnrufeEiner pro PersonNach BesetzungMehrere parallel
Termine im KalenderJaSeltenÜber Integra­tionen
WeiterverbindenJaJaJa
SprachenJe nach TeamJe nach AnbieterÜber 70
Persönlicher KontaktJaJaÜbergabe an Ihr Team
Datenschutz

Vertraulich am Empfang. In der EU gehostet.

Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Wer in Ihrem Team Gespräche und Nachrichten sieht, legen Sie über Rollen fest.

EU, primär Deutschland

EU-Hosting

Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.

Server in der EU

Subprozessoren in der EU

Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.

  • ISO/IEC 27001 zertifiziert
  • BSI C5 Typ 2 testiert

fertig.ai selbst wird gerade nach ISO 27001 zertifiziert.

Zertifizierte Rechenzentren

Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.

Datenschutz und DSGVO bei fertig.ai →
Grenzen

Was die virtuelle Rezeption bewusst nicht übernimmt.

Eine KI-Rezeption antwortet aus den Inhalten, die Sie freigeben, und hält sich an Ihre Regeln. Medizinische Einschätzungen oder Rechtsberatung gibt sie nicht. Solche Anliegen nimmt sie auf und übergibt sie an Ihr Team.

Möchte ein Anrufer einen Menschen sprechen, verbindet sie weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Zu Beginn des Gesprächs sagt sie, dass der Anrufer mit einem KI-Assistenten spricht.

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Mehr zum digitalen Empfang.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet eine virtuelle Rezeption von einem Telefonservice?

Beim klassischen Telefonservice nehmen Menschen in einem Callcenter Ihre Anrufe an und notieren Nachrichten. Die virtuelle Rezeption von fertig.ai ist ein KI-Assistent, der rund um die Uhr erreichbar ist, mehrere Anrufe gleichzeitig führt und Termine direkt in Ihre Systeme einträgt.

Kann die KI-Rezeption Anrufe an bestimmte Mitarbeitende weiterleiten?

Anrufer nennen einen Namen oder eine Abteilung, der Assistent sucht im Verzeichnis und verbindet. Ist niemand erreichbar, nimmt er eine Nachricht auf.

Funktioniert der digitale Empfang mit mehreren Standorten?

Jeder Standort kann eigene Rufnummern, Öffnungszeiten und Weiterleitungen haben. Auf Wunsch verteilt die KI-Telefonanlage Anrufe nach Gewichtung auf die Standorte.

Bleibt unsere Rufnummer gleich?

Sie behalten Ihre Rufnummer und Ihre Telefonanlage. fertig.ai wird per SIP-Trunk oder Weiterleitung angebunden.

Was kostet eine virtuelle Rezeption?

Im Self-Service zahlen Sie nach Nutzung, ohne Grundgebühr. Gespräche mit dem Assistenten kosten ab 0,08 € pro Minute. Der Managed Service wird individuell kalkuliert.

Testen Sie es am eigenen Telefon.

Sprechen Sie kostenlos mit unserem KI-Agenten oder vereinbaren Sie eine Demo. Je nach Anforderungen sind Sie in der Regel nach 7 bis 14 Tagen live.

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