# Virtuelle Rezeption mit KI

URL: https://fertig.ai/virtuelle-rezeption/
Stand: 05.10.2026

> Kann eine KI Ihren Empfang am Telefon übernehmen? Für einen großen Teil der Anrufe schon. Die virtuelle Rezeption von fertig.ai begrüßt Anrufer, klärt das Anliegen, verbindet mit der richtigen Person und nimmt Nachrichten auf, rund um die Uhr und in über 70 Sprachen.

## Was ist eine virtuelle Rezeption?

Eine virtuelle Rezeption übernimmt die Aufgaben des Empfangs am Telefon, ohne dass jemand am Tresen sitzen muss. Lange hieß das externer Telefonservice: Menschen in einem Callcenter nehmen Anrufe nach Skript an und schreiben Notizen.

Eine KI-Rezeption arbeitet anders. Sie kennt Ihre Abläufe, Ihr Team und Ihre Öffnungszeiten, verbindet Anrufer nach Namen oder Abteilung und trägt Termine selbst in Ihre Systeme ein. Was ein Mensch klären muss, landet als Ticket mit Zusammenfassung beim richtigen Ansprechpartner.

Der digitale Empfang ersetzt nicht die Person am Tresen. Er sorgt dafür, dass sie nicht ständig vom Telefon unterbrochen wird, und hält die Leitung frei, während sie mit Besuchern spricht.

## Was die KI am Empfang übernimmt

### Begrüßen und Anliegen klären
Der Assistent meldet sich mit Ihrem Namen, fragt nach dem Anliegen und stellt Rückfragen, bis klar ist, worum es geht.

### Weiterverbinden
Anrufer nennen einen Namen oder eine Abteilung. Der Assistent sucht im Verzeichnis, bestätigt und verbindet.

### Nachrichten aufnehmen
Ist die gesuchte Person nicht erreichbar, nimmt er die Nachricht auf und gibt sie als Ticket weiter, auf Wunsch auch in Ihren Team-Chat.

### Termine vergeben
Termine bucht, verschiebt und storniert er direkt im angebundenen Kalender.

### Auskünfte geben
Öffnungszeiten, Anfahrt, Parken oder Unterlagen: Standardfragen beantwortet er aus Ihren freigegebenen Inhalten.

### Mehrsprachig empfangen
Er erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet in über 70 Sprachen.

## So läuft ein Anruf am virtuellen Empfang
Ein Beispiel aus einem Büro mit mehreren Abteilungen.

### 1. Der Anruf kommt an
Ein Kunde ruft in der Zentrale an und möchte Frau Weber aus der Buchhaltung sprechen.

### 2. Die Rezeption sucht
Der Assistent findet Frau Weber im Verzeichnis. Sie ist gerade in einer Besprechung.

### 3. Die Nachricht
Er nimmt Rückrufnummer und Anliegen auf, eine Rechnung mit Frist, und markiert die Nachricht nach Ihren Regeln als dringend.

### 4. Der Rückruf
Frau Weber sieht die Nachricht im Team-Kanal und ruft nach der Besprechung zurück, mit allen Angaben.

## Virtueller Empfang für Praxis, Hotel, Büro und Kanzlei

### Praxis
Termine, Rezeptwünsche und Fragen zur Sprechstunde. Die Anmeldung kümmert sich um die Patienten in der Praxis.

### Hotel und Gastronomie
Reservierungen, Zimmeranfragen und Fragen zu Anreise oder Frühstück, auch nachts und in der Sprache des Gastes.

### Büro und Zentrale
Weiterverbinden nach Name oder Abteilung, Nachrichten für Kollegen in Besprechungen und Auskünfte zu Lieferungen.

### Kanzlei
Neue Mandatsanfragen strukturiert aufnehmen, Erstgespräche vereinbaren und Fristsachen sofort weitergeben.

## Empfang im Haus, Telefonservice und virtuelle Rezeption
Drei Wege, Anrufe am Empfang anzunehmen, im Überblick.

| | Empfang im Haus | Telefonservice | Virtuelle Rezeption |
| --- | --- | --- | --- |
| Erreichbarkeit | Zu Öffnungszeiten | Nach Vertrag | Rund um die Uhr |
| Gleichzeitige Anrufe | Einer pro Person | Nach Besetzung | Mehrere parallel |
| Termine im Kalender | Ja | Selten | Über Integrationen |
| Weiterverbinden | Ja | Ja | Ja |
| Sprachen | Je nach Team | Je nach Anbieter | Über 70 |
| Persönlicher Kontakt | Ja | Ja | Übergabe an Ihr Team |

## Vertraulich am Empfang. In der EU gehostet
Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Wer in Ihrem Team Gespräche und Nachrichten sieht, legen Sie über Rollen fest.

- **EU-Hosting:** Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.
- **Subprozessoren in der EU:** Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.
- **Zertifizierte Rechenzentren:** Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.
- **DSGVO-konform:** Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab.
- **EU AI Act orientiert:** Architektur und Prozesse sind am EU AI Act ausgerichtet. Die Dokumentation erhalten Sie auf Anfrage.
- **On-Premise auf Wunsch:** Für sensible Daten liefern wir die Plattform auf Wunsch als On-Premise-Installation.

[Datenschutz und DSGVO bei fertig.ai](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/dsgvo/)

## Was die virtuelle Rezeption bewusst nicht übernimmt

Eine KI-Rezeption antwortet aus den Inhalten, die Sie freigeben, und hält sich an Ihre Regeln. Medizinische Einschätzungen oder Rechtsberatung gibt sie nicht. Solche Anliegen nimmt sie auf und übergibt sie an Ihr Team.

Möchte ein Anrufer einen Menschen sprechen, verbindet sie weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Zu Beginn des Gesprächs sagt sie, dass der Anrufer mit einem KI-Assistenten spricht.

## Mehr zum digitalen Empfang

- [KI-Telefonassistent für Unternehmen](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/)
- [KI-Telefonanlage mit Anrufsteuerung](https://fertig.ai/ki-telefonanlage/)
- [Telefonannahme automatisieren](https://fertig.ai/telefonannahme-automatisieren/)
- [Termine automatisch vereinbaren](https://fertig.ai/termine-automatisch-vereinbaren/)
- [KI-Telefonassistent für Arztpraxen und MVZ](https://fertig.ai/use-cases/gesundheitswesen/)
- [KI-Telefonassistent für Hotels und Gastronomie](https://fertig.ai/use-cases/gastgewerbe/)
- [KI-Telefonassistent für Kanzleien](https://fertig.ai/use-cases/recht/)
- [Datenschutz bei KI-Telefonassistenten](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/dsgvo/)

## Häufige Fragen
### Was unterscheidet eine virtuelle Rezeption von einem Telefonservice?
Beim klassischen Telefonservice nehmen Menschen in einem Callcenter Ihre Anrufe an und notieren Nachrichten. Die virtuelle Rezeption von fertig.ai ist ein KI-Assistent, der rund um die Uhr erreichbar ist, mehrere Anrufe gleichzeitig führt und Termine direkt in Ihre Systeme einträgt.

### Kann die KI-Rezeption Anrufe an bestimmte Mitarbeitende weiterleiten?
Anrufer nennen einen Namen oder eine Abteilung, der Assistent sucht im Verzeichnis und verbindet. Ist niemand erreichbar, nimmt er eine Nachricht auf.

### Funktioniert der digitale Empfang mit mehreren Standorten?
Jeder Standort kann eigene Rufnummern, Öffnungszeiten und Weiterleitungen haben. Auf Wunsch verteilt die KI-Telefonanlage Anrufe nach Gewichtung auf die Standorte.

### Bleibt unsere Rufnummer gleich?
Sie behalten Ihre Rufnummer und Ihre Telefonanlage. fertig.ai wird per SIP-Trunk oder Weiterleitung angebunden.

### Was kostet eine virtuelle Rezeption?
Im Self-Service zahlen Sie nach Nutzung, ohne Grundgebühr. Gespräche mit dem Assistenten kosten ab 0,08 € pro Minute. Der Managed Service wird individuell kalkuliert.

## Sprechen wir
Kontakt: hey@fertig.ai oder https://fertig.ai/kontakt/.