# Termine automatisch vereinbaren

URL: https://fertig.ai/termine-automatisch-vereinbaren/
Stand: 05.10.2026

> Wie buchen Anrufer Termine, ohne dass Ihr Team abheben muss? Der KI-Telefonassistent von fertig.ai fragt freie Zeiten in Ihrem Kalender ab, bucht den passenden Termin und schickt die Bestätigung per SMS oder E-Mail. Verschieben und Absagen laufen genauso.

## Terminvereinbarung automatisieren: So geht es

Online-Buchungstools helfen nur Kunden, die lieber klicken als anrufen. Viele greifen trotzdem zum Telefon, gerade für eine Verschiebung oder eine Rückfrage. Diese Anrufe landen dann wieder bei Ihrem Team.

Bei der KI-Terminvereinbarung am Telefon spricht der Anrufer mit einem Assistenten, der Zugriff auf Ihren Kalender hat. Er nennt freie Zeiten, berücksichtigt die Art des Termins und trägt die Buchung sofort ein. Weil er im selben Kalender bucht, den Ihr Team nutzt, sieht er dieselben freien Zeiten wie Ihr Team.

Die automatische Terminvergabe funktioniert mit Kalendern wie Google Calendar und Microsoft Outlook und mit Branchen-Software, die eine Schnittstelle bietet, etwa samedi oder medatixx in der Praxis.

## Was der Assistent rund um Termine erledigt

### Termine buchen
Er fragt nach Anliegen und Wunschzeit, nennt passende freie Zeiten und trägt den Termin ein.

### Verschieben und absagen
Anrufer verschieben oder stornieren selbst. Der frei gewordene Platz steht sofort wieder zur Verfügung.

### Terminart und Dauer
Je nach Anliegen wählt er die richtige Terminart, etwa Erstgespräch, Kontrolle oder Inspektion, mit der passenden Dauer.

### Bestätigung per SMS oder E-Mail
Direkt nach dem Gespräch erhält der Anrufer Datum, Uhrzeit und Adresse schriftlich.

### Erinnerung per Anruf
Am Vortag ruft der Assistent an und erinnert an den Termin. Wer nicht kommen kann, verschiebt gleich im selben Gespräch.

### Übergabe bei Sonderfällen
Passt kein Termin oder eilt die Sache, übergibt er an Ihr Team, mit allen Angaben aus dem Gespräch.

## Ein Terminanruf Schritt für Schritt
Ein Beispiel aus einer Kfz-Werkstatt.

### 1. Der Terminwunsch
Ein Kunde möchte zur Inspektion und nennt Kennzeichen und Wunschwoche.

### 2. Freie Zeiten
Der Assistent fragt den Werkstattkalender ab und bietet Dienstag 8 Uhr oder Donnerstag 14 Uhr an.

### 3. Die Buchung
Der Kunde wählt Donnerstag. Der Termin steht mit Kennzeichen und Anliegen im Kalender.

### 4. Die Bestätigung
Per SMS kommen Termin und Adresse, am Vortag folgt eine kurze Erinnerung.

## Kalender und Software, in die gebucht wird
Kalender und Branchen-Software binden wir beim Onboarding über ihre Schnittstelle an.

### Kalender
- **[Google Calendar](https://fertig.ai/integrationen/google-calendar/):** Wir binden Google Calendar über die Schnittstelle an, etwa für Terminbuchungen am Telefon.
- **[Microsoft Outlook](https://fertig.ai/integrationen/microsoft-outlook/):** Wir binden Outlook über Microsoft Graph an, etwa für Termine in den Kalendern Ihres Teams.

### Branchen-Software
- **[medatixx](https://fertig.ai/integrationen/medatixx/):** Wir binden medatixx über die Schnittstelle an, etwa für freie Termine bei Terminanfragen.
- **[samedi](https://fertig.ai/integrationen/samedi/):** Wir binden samedi über die Schnittstelle an, etwa für Terminwünsche direkt in Ihre Planung.
- **[Mews](https://fertig.ai/integrationen/mews/):** Wir binden Mews über die Schnittstelle an, etwa für Verfügbarkeit und Reservierungen.
- **[apaleo](https://fertig.ai/integrationen/apaleo/):** Wir binden apaleo über die Schnittstelle an, etwa für Buchungsauskünfte über mehrere Häuser.

[Alle Integrationen für Telefonie und Software](https://fertig.ai/integrationen/)

## Automatische Terminvergabe in Ihrer Branche

### Arztpraxis und MVZ
Vorsorge, Kontrolle oder Akutsprechstunde nach Terminart. Anliegen, die Sie als dringend festlegen, verbindet er sofort mit dem Praxisteam.

### Autohaus und Werkstatt
Inspektion, Reifenwechsel oder Probefahrt, eingetragen mit den Fahrzeugdaten.

### Makler und Hausverwaltung
Besichtigungen für Interessenten, abgestimmt mit den Zeiten Ihrer Makler.

### Kanzlei
Erstgespräche mit den Angaben zum Anliegen, damit Sie vorbereitet ins Gespräch gehen.

### Behörde und Bürgeramt
Termine für Ausweis, Anmeldung oder Zulassung, auch nach Dienstschluss.

### Restaurant und Hotel
Tischreservierungen und Zimmeranfragen, in der Sprache des Gastes.

[Branchenlösungen von fertig.ai](https://fertig.ai/use-cases/)

## Termindaten sicher verarbeitet. In der EU gehostet
Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Der Assistent fragt nur ab, was für den Termin nötig ist.

- **EU-Hosting:** Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.
- **Subprozessoren in der EU:** Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.
- **Zertifizierte Rechenzentren:** Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.
- **DSGVO-konform:** Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab.
- **EU AI Act orientiert:** Architektur und Prozesse sind am EU AI Act ausgerichtet. Die Dokumentation erhalten Sie auf Anfrage.
- **On-Premise auf Wunsch:** Für sensible Daten liefern wir die Plattform auf Wunsch als On-Premise-Installation.

[Datenschutz und DSGVO bei fertig.ai](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/dsgvo/)

## Worauf Sie bei der Terminautomatisierung achten sollten

- Terminarten mit Dauer und Vorlauf festlegen
- Zeiten und Puffer bestimmen, die der Assistent nicht vergibt
- Regeln für Verschiebungen und Absagen klären
- Pflichtangaben je Terminart bestimmen, etwa Name, Rufnummer und Anliegen
- Bestätigung und Erinnerung per SMS oder E-Mail einrichten
- Festlegen, wann der Assistent an Ihr Team übergibt
- Den KI-Hinweis zu Beginn des Gesprächs einrichten

## Mehr zur automatischen Terminvergabe

- [KI-Telefonassistent für Unternehmen](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/)
- [KI-Mitarbeiter für E-Mails und Abläufe](https://fertig.ai/ki-mitarbeiter/)
- [Telefonannahme automatisieren](https://fertig.ai/telefonannahme-automatisieren/)
- [Virtuelle Rezeption mit KI](https://fertig.ai/virtuelle-rezeption/)
- [KI-Telefonassistent für Arztpraxen und MVZ](https://fertig.ai/use-cases/gesundheitswesen/)
- [KI-Telefonassistent für Autohäuser und Werkstätten](https://fertig.ai/use-cases/autohaeuser/)
- [KI-Telefonassistent für Behörden und Kommunen](https://fertig.ai/use-cases/behoerden/)
- [Kosten eines KI-Telefonassistenten](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/kosten/)

## Häufige Fragen
### Kann der Assistent Termine direkt in meinen Kalender eintragen?
Er bucht über die Schnittstelle Ihres Kalenders oder Ihrer Branchen-Software, zum Beispiel Google Calendar, Microsoft Outlook oder samedi. Die Anbindung richten wir beim Onboarding ein.

### Wie vermeidet er Doppelbuchungen?
Er fragt vor jeder Buchung die aktuellen freien Zeiten im angebundenen Kalender ab und bucht im selben Kalender, den Ihr Team nutzt.

### Können Anrufer Termine auch verschieben oder absagen?
Verschieben und Absagen laufen wie die Buchung: Der Assistent findet den Termin, bietet neue Zeiten an oder storniert ihn. Der Platz ist danach wieder frei.

### Werden Anrufer an den Termin erinnert?
Auf Wunsch per SMS, per E-Mail oder mit einem kurzen Anruf am Vortag. Wer nicht kommen kann, verschiebt direkt im Gespräch.

### Was passiert, wenn kein passender Termin frei ist?
Der Assistent nimmt einen Rückrufwunsch mit Wunschzeitraum auf oder verbindet mit Ihrem Team. Das Anliegen landet als Ticket bei Ihnen.

### Was kostet die automatische Terminvereinbarung?
Im Self-Service zahlen Sie nach Nutzung, ohne Grundgebühr. Gespräche mit dem Assistenten kosten ab 0,08 € pro Minute. Der Managed Service wird individuell kalkuliert.

## Sprechen wir
Kontakt: hey@fertig.ai oder https://fertig.ai/kontakt/.