# Telefonannahme automatisieren

URL: https://fertig.ai/telefonannahme-automatisieren/
Stand: 05.10.2026

> Wie lassen sich eingehende Anrufe automatisch annehmen und bearbeiten? Mit fertig.ai nimmt ein KI-Telefonassistent Ihre Anrufe an, versteht das Anliegen und erledigt es direkt oder übergibt es an Ihr Team. Sie entscheiden, ob er nur nach Feierabend, bei Überlauf oder bei jedem Anruf übernimmt.

## Was heißt Telefonannahme automatisieren?

Wer die Telefonannahme automatisiert, lässt eingehende Anrufe von einem System annehmen statt von einer Person. Ein Anrufbeantworter oder ein Sprachmenü tut das seit Jahren. Neu ist, dass ein KI-Telefonassistent das Gespräch auch führt: Er versteht, was der Anrufer möchte, beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben wie Terminbuchungen oder Rückrufwünsche.

Bei fertig.ai arbeiten dafür zwei Bausteine zusammen. Die KI-Telefonanlage entscheidet nach Öffnungszeiten, Warteschlangen und Zuständigkeit, wohin ein Anruf geht. Der KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe an, die bei ihm landen, und arbeitet sie ab. So automatisieren Sie genau den Teil der Anrufe, den Sie abgeben möchten.

Typisch sind Betriebe, in denen das Telefon den Arbeitstag unterbricht: die Praxis während der Sprechstunde, die Werkstatt in der Reifensaison, die Hausverwaltung nach Feierabend.

## Wie viel Telefonannahme Sie abgeben
Die meisten Unternehmen starten klein und erweitern, sobald die ersten Gespräche gut laufen.

### Nach Feierabend
Außerhalb der Öffnungszeiten nimmt der Assistent jeden Anruf an. Ihr Team findet am Morgen Tickets mit Zusammenfassung statt Nachrichten auf dem Anrufbeantworter.

### Bei Überlauf
Tagsüber klingelt es zuerst bei Ihrem Team. Ist niemand frei, übernimmt der Assistent, statt den Anrufer warten zu lassen.

### Mit Tastenmenü vorab
Ein kurzes Tastenmenü trennt die Anliegen, etwa 1 für Termine und 2 für alles andere. Nur die passenden Anrufe gehen an den Assistenten.

### Jeder Anruf zuerst
Der Assistent nimmt alle Anrufe an, klärt das Anliegen und verbindet nur weiter, wenn Ihr Team gebraucht wird.

## So läuft ein automatisch angenommener Anruf
Ein Beispiel für die Stufe Überlauf in einem Handwerksbetrieb.

### 1. Der Anruf geht ein
Ein Kunde ruft wegen einer ausgefallenen Heizung an. Der Anruf klingelt zuerst bei den Telefonen im Büro.

### 2. Niemand ist frei
Nach der eingestellten Wartezeit gibt die KI-Telefonanlage den Anruf an den Assistenten weiter.

### 3. Der Assistent übernimmt
Er fragt nach Adresse, Rückrufnummer und Dringlichkeit und bietet einen Termin für den Monteur an.

### 4. Das Team übernimmt den Rest
Im Ticket stehen Anliegen, Kontaktdaten und eine Zusammenfassung. Der Kunde erhält eine Bestätigung per SMS.

## Welche Anrufe sich automatisieren lassen
Gut geeignet sind Anrufe, die oft vorkommen und nach festen Regeln ablaufen.

### Termine
Neue Termine, Verschiebungen und Absagen, direkt im angebundenen Kalender.

### Auskünfte
Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise oder Unterlagen, beantwortet aus Ihren freigegebenen Inhalten.

### Statusfragen
Wo steht die Bestellung, der Auftrag oder der Antrag? Über angebundene Systeme nennt der Assistent den Stand.

### Rückrufwünsche
Er nimmt Name, Nummer und Anliegen auf. Rückrufe erledigt er auf Wunsch auch selbst per Anruf.

### Weiterleitungen
Wer eine bestimmte Person oder Abteilung sucht, wird nach Ihren Regeln verbunden.

### Persönliche Gespräche
Beschwerden, Verhandlungen oder sensible Themen übergibt der Assistent an Ihr Team, mit dem Kontext aus dem Gespräch.

## Ihre Rufnummer bleibt, wie sie ist
Anrufer wählen weiter die bekannte Nummer. fertig.ai wird an Ihre bestehende Telefonie angebunden.

### SIP-Trunk
Ihre Rufnummern laufen per SIP-Trunk über fertig.ai, mit Vorlagen für gängige Anbieter oder manuell eingerichtet.

### Weiterleitung
Ihre Telefonanlage leitet Anrufe weiter, alle oder nur zu bestimmten Zeiten.

### Bestehende Telefonanlage
Ihre Telefonanlage meldet sich per SIP bei fertig.ai an und bleibt im Einsatz.

### Neue Rufnummer
Für einen Test oder einen neuen Standort buchen Sie Rufnummern direkt in der App.

[Integrationen für Telefonie und Software](https://fertig.ai/integrationen/)

## Datenschutz und Sicherheit. In der EU gehostet
Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab. Audio und Transkripte bewahren wir standardmäßig 30 Tage auf, auf Wunsch kürzer.

- **EU-Hosting:** Alle Daten liegen in der EU, primär in Deutschland.
- **Subprozessoren in der EU:** Alle Subprozessoren betreiben ihre Server in der EU. Die vollständige Liste ist Teil des AV-Vertrags und auf Anfrage erhältlich.
- **Zertifizierte Rechenzentren:** Unsere Infrastruktur läuft in Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert sind. Die ISO-27001-Zertifizierung von fertig.ai selbst läuft derzeit.
- **DSGVO-konform:** Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO und schließen standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 ab.
- **EU AI Act orientiert:** Architektur und Prozesse sind am EU AI Act ausgerichtet. Die Dokumentation erhalten Sie auf Anfrage.
- **On-Premise auf Wunsch:** Für sensible Daten liefern wir die Plattform auf Wunsch als On-Premise-Installation.

[Datenschutz und DSGVO bei fertig.ai](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/dsgvo/)

## In vier Schritten zur automatischen Telefonannahme
Der Livegang dauert in der Regel 7 bis 14 Tage, je nach Anforderungen.

### 1. Stufe wählen
Sie legen fest, wann der Assistent übernimmt: nach Feierabend, bei Überlauf oder bei jedem Anruf.

### 2. Wissen hinterlegen
Öffnungszeiten, Leistungen und häufige Fragen, dazu die Regeln für Weiterleitungen.

### 3. Telefonie anbinden
Testnummer, Weiterleitung oder SIP-Trunk, je nachdem, wie Sie starten möchten.

### 4. Testen und erweitern
Nach den ersten echten Gesprächen schärfen Sie Antworten nach und geben weitere Anrufe ab.

## Mehr zur automatischen Anrufannahme

- [KI-Telefonassistent für Unternehmen](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/)
- [KI-Telefonanlage mit Anrufsteuerung](https://fertig.ai/ki-telefonanlage/)
- [Termine automatisch vereinbaren](https://fertig.ai/termine-automatisch-vereinbaren/)
- [Virtuelle Rezeption mit KI](https://fertig.ai/virtuelle-rezeption/)
- [KI-Telefonassistent für Immobilienmakler und Hausverwaltungen](https://fertig.ai/use-cases/immobilienbranche/)
- [KI-Telefonassistent für Autohäuser und Werkstätten](https://fertig.ai/use-cases/autohaeuser/)
- [Kosten eines KI-Telefonassistenten](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/kosten/)
- [Datenschutz bei KI-Telefonassistenten](https://fertig.ai/ki-telefonassistent/dsgvo/)

## Häufige Fragen
### Wie lasse ich eingehende Anrufe automatisch annehmen?
Sie binden Ihre Rufnummer per SIP-Trunk oder Weiterleitung an fertig.ai an und legen in der KI-Telefonanlage fest, wann der KI-Telefonassistent übernimmt. Er nimmt die Anrufe an, klärt das Anliegen und erledigt es oder übergibt es an Ihr Team.

### Was unterscheidet das von einem Anrufbeantworter?
Ein Anrufbeantworter speichert eine Nachricht, die später jemand abhören und zurückrufen muss. Der KI-Telefonassistent führt das Gespräch, beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben wie Terminbuchungen sofort.

### Können mehrere Anrufe gleichzeitig angenommen werden?
Der Assistent führt mehrere Gespräche parallel. Im Self-Service sind 3 parallele Gespräche inklusive, weitere buchen Sie dazu.

### Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI-Assistent vor, so verlangt es der EU AI Act. Danach sprechen Anrufer frei, wie mit einer Person am Empfang.

### Was kostet die automatische Telefonannahme?
Im Self-Service zahlen Sie nach Nutzung, ohne Grundgebühr. Gespräche mit dem Assistenten kosten ab 0,08 € pro Minute. Der Managed Service wird individuell kalkuliert.

### Wie schnell ist die automatische Anrufannahme eingerichtet?
Der Livegang dauert in der Regel 7 bis 14 Tage, je nach Anforderungen. Mit einer Weiterleitung nach Feierabend können Sie klein beginnen und später erweitern.

## Sprechen wir
Kontakt: hey@fertig.ai oder https://fertig.ai/kontakt/.